Você teve uma ideia, abriu um negócio e está em busca de clientes. Agora, precisará ter um lugar para atender esses clientes mas…seu escritório fica em casa.

A ideia de manter um espaço comercial assusta logo de cara: você terá que arcar com aluguel de sala, secretaria, contas de internet, água, energia etc. Muita coisa para quem acabou de começar no mundo empresarial, não é mesmo?

Aí você se pergunta: Como eu faço então? Eu preciso de um local para atender meus clientes e não posso investir pesado em uma estrutura empresarial.

Para grande parte dos empresários, mesmo os que estão começando no mercado, ter um endereço comercial é fundamental (afinal, receber um desconhecido em casa para apresentar o seu negócio não passa uma imagem muito profissional e, às vezes, pode ser até invasivo para sua família).

Ao mesmo tempo, você não tem a necessidade de se manter dentro desse espaço comercial, pois sua rotina de trabalho pode ser facilmente executada da sua casa.

A solução? É mais simples e acessível do que você imagina!

Escritório Virtual

Você sabe como funciona um escritório virtual?

O escritório virtual foi pensado para quem precisa de um endereço comercial, mas quer ou precisa trabalhar em outro lugar como, por exemplo, de um home office, para reduzir os custos ou facilitar sua rotina.

Escritórios virtuais te oferecem as funcionalidades de um escritório físico, como endereço comercial, central telefônica, sala de reunião para receber seus clientes e muito mais, por um investimento muito menor do que um escritório físico.

Em geral, estes são os serviços que ficam à sua disposição:

• Telefonista personalizada: ao contratar os serviços, um número de telefone fixo é ativo exclusivamente para sua empresa;
• Central telefônica: a central atende a ligação com o nome da sua empresa e envia os recados por e-mail e por SMS, para o destinatário;
• Gerenciamento das correspondências: toda correspondência ou encomenda é recebida e o cliente alertado por e-mail sobre a sua chegada;
• Endereço comercial: o cliente utiliza o endereço comercial no seu cartão de visita, folders, website, papelaria, entre outros;
• Endereço fiscal: dependendo do tipo de empresa, o cliente pode colocar o CNPJ dela no endereço do escritório virtual.

As diferenças entre o Escritório Virtual e o Coworking

Com o Escritório virtual, o cliente geralmente ele trabalha em Home Office ou possui um emprego em outro lugar e mantém o escritório virtual como base para sua empresa.

Já no Coworking, o cliente trabalha fisicamente dentro do ambiente, utilizando toda a estrutura física do local (como banheiros, cantina, mesa, cadeira, internet entre outros).

Na Place Office oferecemos essas duas modalidades e ainda as salas privativas.

Salas Privativas possuem todos os serviços que o ambiente compartilhado oferece, mas são fora do ambiente compartilhado.

Quem pode contratar escritórios virtuais e compartilhados

São vários os tipos de profissionais que optam pelos serviços do coworking, mas sua maior procura vem de:

• Profissionais Liberais: que geralmente trabalham em home office;
• Empresas que querem abrir uma filial em outra cidade sem custo de estrutura física;
• Profissionais que possuem um emprego fixo e têm outra atividade profissional paralela.

Sabendo de tudo isso, fica fácil entender que, contratar um escritório virtual te faz reduzir custos porque:

Você não precisa contratar funcionários para manter sua estrutura em funcionamento.

Você não paga por todos os custos operacionais como aluguel, IPTU e condomínio.

Você não precisa de deslocar para estar, necessariamente, no escritório todos os dias (além de economizar no combustível, economiza seu tempo).

Você não precisa se preocupar com a manutenção do escritório (tudo já está incluso no pacote de contratação)

Você não precisa ter empresa registrada e (em alguns casos) até usar os dados do coworking para endereço fiscal.

Você não precisa fazer nenhum investimento inicial com reformas, decoração e equipamentos.

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Texto: Bruna Lofego – Consultora CWK Coworking

Uma atividade necessária e que está presente no dia a dia da maioria dos profissionais são as reuniões.

Afinal, são delas que saem as decisões mais importantes sobre o negócio.

Porém, se uma reunião não for produtiva, significa que serviu apenas para tomar o tão precioso tempo das pessoas que nela estavam envolvidas, reduzindo assim a produtividade dessas pessoas e causando prejuízos para seu negócio.

Saber como fazer uma reunião produtiva é o primeiro passo para que você consiga alcançar os níveis máximos de produtividade e resultados.

Confira, a seguir, quatro dicas fundamentais para gerar produtividade em uma reunião e para otimizar o seu tempo no dia a dia de reuniões de trabalho.

Defina uma agenda

As pessoas envolvidas na reunião devem saber com antecedência sobre data, horário, tema e demais membros participantes.

Assim poderão se preparar para citar o que houver de mais relevante sobre o assunto, contribuindo com o tema que será discutido.

Certifique-se de que a discussão produza resultados

Algumas pessoas costumam marcar reuniões por motivos que muitas vezes poderiam ser facilmente resolvidos com uma simples troca de emails ou ligações.

Uma reunião deve ser realizada para que um problema seja resolvido e quando a resolução deste problema requer um conjunto de ações e tarefas a serem executadas.

Por isso, antes de agendar uma reunião e convocar outras pessoas, tenha muito claro qual o seu objetivo e quais as tarefas a serem executadas por seus respectivos responsáveis.

Assim, você garante o foco da reunião e o sucesso nos resultados.

Faça um resumo da reunião

Faça uma pauta ou um pequeno resumo do que deve ser discutido na reunião, estabelecendo a ordem de importância de cada assunto a ser tratado.

Sem uma pauta bem definido a reunião pode dispersar para assuntos paralelos desperdiçando assim o tempo e a produtividade de todos os participantes.

Após a reunião, também é importante documentar o que foi decidido e disponibilizar esse documento para todos.

Envolva todos os participantes na discussão

Quanto maior o número de convocados, maiores são as chances de que a pauta saia de foco.

Pensando nisso, procure chamar somente as pessoas envolvidas com o tema a ser discutido e que de fato podem ajudar a resolvê-lo.

Para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que você consiga envolver todos os participantes de maneira em que todos tenham condição de contribuir com os temas, mantendo sempre a objetividade da reunião.

Quer ainda mais proatividade para seu negócio? Venha a Place Office. Nosso trabalho é facilitar o seu. Conheça nossos serviços e a comodidade de nossas salas de reunião! 

Todo negócio precisa lidar um grande volume de informações. A situação pode ser ainda mais desafiadora para empreendedores autônomos, que gerenciam sozinhos todas as operações da empresa. Nesse contexto, o conceito de escritório virtual vem como um grande aliado desses profissionais, contribuindo para uma gestão mais otimizada.
Neste artigo você vai entender melhor de que maneiras o empreendedor consegue aprimorar a gestão do seu negócio e qual o papel do escritório virtual nessa evolução.

O desafio da gestão do empreendimento

A  Pesquisa Desafios dos Empreendedores Brasileiros, feita pela Endeavor com o apoio da Neoway e coleta de dados do Datafolha revelou que a grande parte dos empreendedores afirmaram enfrentar desafios em diferentes aspectos do negócio.

Alguns dos principais desafios identificados pela pesquisa foram:
• Gestão financeira;
• Burocracia;
• Marketing e vendas;
• Gestão de pessoas;
• Inovação.

E quando falamos de pequenos empreendedores, precisamos lembrar que todos esses aspectos do negócio ficam sob a responsabilidade do próprio profissional autônomo. Então, como dar conta de tudo isso?

Os pilares da gestão empresarial

Em que os profissionais precisam focar para ter uma gestão de empresas de sucesso:
1. Gestão financeira: pequenas e médias empresas caem por não planejar seus investimentos e não entender gerenciar seus custos;
2. Gestão da contabilidade: o empreendedor precisa lidar com muitas obrigações fiscais, o que pode ser um pouco confuso. Além disso, é necessário manter os gastos e o fluxo de caixa sob controle;
3. Gestão de indicadores: você precisa entender sua produtividade. Quando de dinheiro você produz por hora de trabalho. Essa é uma das métricas que precisam ficar bem-definidas para você;
4. Lucratividade: para que a empresa cresça de forma sustentável, o empreendedor precisa buscar maneiras de reduzir seus custos e ampliar o alcance dos seus serviços;
5. Gestão do tempo: em um cenário de tantas atividades e obrigações, é fundamental que o profissional autônomo saiba gerenciar seu tempo de forma produtiva, o que é um grande desafio.

O papel do escritório virtual na gestão do negócio

Um escritório virtual garante maior economia de tempo, recursos e energia. Além disso, fornece serviços que promovem um profissionalismo maior e mais produtividade para quem é autônomo. Entenda por quê!
Não é preciso preocupar-se com a infraestrutura
Uma das grandes dificuldades do empreendedor autônomo é fornecer um ambiente profissional apropriado para receber seus clientes. O espaço de coworking, por sua vez, garante essa infraestrutura.
Apesar de falamos em escritório “virtual”, na verdade, referimo-nos a um ambiente físico. Esse cenário proporciona para a empresa uma imagem corporativa, tendo à sua disposição serviços de:
• Telefonia;
• Interne;
• Impressão;
• Sala de reuniões;
• Sala privativa;
• Mobiliário;
• Auditório.

Você conta com um atendimento operacional especializado

O escritório virtual fornece ao empreendedor serviços de atendimento digno de empresas de maior porte, como telefone fixo com atendimento personalizado em nome da própria empresa, gerenciamento de correspondências e central de recados.

Sua empresa ganha um endereço comercial

Ter um endereço comercial próximo a seus clientes e parceiros é uma grande vantagem. Além disso, você contará com uma localização de prestígio que fortalecerá a imagem do seu negócio.
As vantagens do escritório virtual são muitas. Por meio desse serviço, o profissional liberal dispõe de recursos para sua pequena empresa que até então somente médias e grandes organizações poderiam ter.

Gostou da ideia? Conheça mais sobre o serviço de escritório virtual da Place Office!

Texto: Bruna Lofego – Consultora CWK Coworking

Quer ser visto como alguém que “merece” estar no mundo dos negócios? Então, uma das primeiras atitudes a se tomar é profissionalizar o seu atendimento.

É possível que seu business tenha começado de maneira informal e isso é muito comum, principalmente com o mercado tão instável como está.

Você pode ter começado a atividade na sua casa, atendendo a demanda conforme ela ia surgindo e, de repente, a procura pelos seus produtos ou serviços aumentou, os clientes não param de chegar e atender os telefones se tornou uma missão impossível.

Ou então talvez você até consiga realizar o trabalho do seu home office, mas atender seus clientes em casa não passa a imagem profissional que você precisa.

Tanto para um quanto para outro caso existe uma solução em comum: chegou a hora de partir para a estratégia do Escritório Virtual.

A solução mais econômica e rápida para quem quer se profissionalizar

Contratar um Escritório Virtual e todos os serviços oferecidos pelo mesmo é um passo estratégico para fechar novos negócios.

Você passará para seus clientes e público-alvo a imagem profissional e de credibilidade que todo negócio necessita ter sem ter que dispor de um alto valor e, ainda, pode facilitar uma parte importante da sua rotina.

– Os serviços oferecidos pelo escritório virtual são:

Telefonia personalizada: quando seu cliente ligar para o telefone da sua empresa, ele será atendido por uma telefonia personalizada – a recepcionista atende ao telefone em no da sua empresa, anotando e repassando os recados para que você possa concluir o atendimento quando puder.

Endereço comercial e fiscal: colocar um endereço comercial (em alguns casos, podendo até ser localizado em área nobre da cidade) em sua papelaria, site e redes sociais transmite uma imagem de total credibilidade para os seus clientes.

Outra vantagem ainda é poder ter endereços comerciais em diversas cidades, atuando como filiais sem que você precise bancar pela estrutura completa e só a utilize quando necessário.

Você pode também usar o endereço do Escritório Virtual para receber correspondências e ter um gerenciamento delas e de documentos oficiais da sua empresa jurídica, já que ele pode ser utilizado para o CNPJ.

Baixo custo: o valor que você precisará investir para ter as facilidades de um escritório virtual é muito menor comparado a outros formatos de profissionalização.

Essa economia pode ser repassada aos seus clientes, o que colabora ainda mais para a sua atuação no mercado.

Você pode continuar atuando rotineiramente na sua casa, porém, terá o suporte do escritório virtual e ainda poderá locar o espaço de reuniões quando precisar se encontrar com seus clientes e fornecedores.

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Temos planos a partir de 73,00/mês entre em contato conosco e saiba mais!

Texto: Bruna Lofego

Afinal, escritório virtual é o mesmo que escritório compartilhado ou coworking? Nem sempre. Alguns profissionais têm modelos de negócios que exigem que eles tenham um espaço físico estruturado com internet, mobiliário, recepção e telefonia, além de um endereço comercial que não seja de um home office.

Porém, existem os casos em que apenas o endereço comercial é o suficiente – são profissionais que trabalham externamente ou raramente precisam fazer reuniões com clientes, fornecedores e equipes.

Nesse segundo caso, eles podem optar por contratar um escritório virtual e economizar muito!

PRINCIPAIS VANTAGENS QUE UM ESCRITÓRIO VIRTUAL OFERECE

Imagem Corporativa Profissional com Custo Baixo

Comecemos pelo endereço comercial que traz mais credibilidade ao seu negócio e conta como ponto extra em processos de criação de crédito empresarial.

E quando a localização é em bairro nobre, isso gera ainda mais valor.

Além disso, mesmo não utilizando regularmente, você terá à disposição uma estrutura completa empresarial por um custo muito baixo.

Praticidade e suporte

Você não precisa alugar uma sala de escritório, contratar uma recepcionista, comprar equipamentos, mobiliário e colocar sistemas de telefone e Internet. Isso já vem junto com a estrutura.

Você também conta com o gerenciamento das correspondências, um telefone fixo exclusivo que é atendido com o nome do seu negócio e o repasse de recados de forma eficiente.

Tudo isso sem se preocupar com a logística, treinamentos, manutenção, contratações e gerenciamento de estrutura.

Validação do seu negócio passo a passo

É uma excelente alternativa para startups e empresários que precisam manter baixos os custos operacionais durante o desenvolvimento de uma imagem corporativa profissional.

Muitos empresários começaram pelo escritório virtual. Conforme a necessidade de contratar uma equipe surgiu ou as reuniões com clientes se tornaram rotina, adotaram o uso frequentes do coworking.

Esse é o processo natural de crescimento dos novos modelos de negócios. E é importante saber que existe uma estrutura preparada para ajudar você nesse etapa.

Você já conhece os serviços e estruturas dos escritórios da Place Office?

Nossos parceiros e especialistas têm excelentes planos de uso de escritórios virtuais, salas, espaços compartilhados e serviços diferenciados, como anfiteatro para reuniões e treinamentos.

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Ter um negócio próprio traz, muitas vezes, a realização de um sonho.

Mas com isso vem também uma série de responsabilidades.

Você precisará ser organizado, responsável e aumentar seu conhecimento a respeito de tudo que se relaciona ao seu negócio, inclusive questões legais e burocráticas.

Caso seu negócio seja do tipo que precisa receber clientes (mesmo que esporadicamente), enviar e receber documentos por correio, prepare-se: uma das primeiras coisas que você terá que definir diz respeito aos dados de localização do seu negócio.

O que confunde muitos novos empresários é saber a diferença entre endereço fiscal e endereço comercial. Saiba mais:

- Endereço Fiscal

O endereço fiscal se refere unicamente à parte tributária e formal. É algo impreterível a qualquer empresa.

Esse endereço será usado para fazer um registro junto à Receita Federal.

É ele que constará em todos os documentos oficiais da empresa, como por exemplo, CNPJ, contrato social, contratos entre clientes, cartas de crédito, etc.

Empresas que comercializam produtos são obrigadas, por lei, a terem Inscrição Estadual (IE). Porém, estas podem até optar por ter sua base comercial dentro de um coworking, mas o endereço fiscal não pode ser usado.

- Endereço Comercial

O endereço comercial é utilizado em todo o material comercial da sua empresa.

Será o endereço para receber clientes, utilizado para o site da empresa, redes sociais, papelaria e onde mais você precisar utilizar com propósito de divulgação.

Toda empresa que se posiciona profissionalmente precisa ter os dois. Em alguns casos, o mesmo endereço serve para ambas as finalidades.

Muitos profissionais optam por registrar o endereço fiscal de sua empresa com o endereço de um imóvel que seja seu ou de um familiar.

E quem não tem um endereço fiscal ou imóvel comercial?

Nos casos em que o trabalho é realizado em home office e não existe um endereço comercial separado nem um imóvel próprio que sirva de endereço fiscal, você pode recorrer aos serviços oferecidos por um coworking.

Muitas empresas utilizam o serviço de endereço fiscal e comercial de coworkings pagando apenas uma taxa mensal para isso, o que reduz substancialmente os custos e toda a burocracia que ter um negócio no Brasil envolve.

Além disso, utilizar o serviço de endereço comercial do coworking traz um ar mais profissional para seu negócio sem que você precise bancar a locação de um imóvel bem localizado.

Você pode continuar realizando seu trabalho em sua casa, se desejar, tendo a estrutura do coworking para eventuais reuniões com clientes e fornecedores, sempre que precisar.

A Place Office as opções de contratação de endereço comercial e fiscal, além de escritório virtual, sala de reuniões e muito mais. Conheça-nos.

Texto: Bruna Lofego – Consultora CWK Coworking

Hoje, para ser um empreendedor digital, basta ter uma ideia e um smartphone em mãos. O crescimento da internet e das redes sociais abriu um mar de oportunidades. Mas vale ressaltar que ter um empreendimento e expressar profissionalismo são mundos bem diferentes. Por isso, muitos negócios digitais têm investido em escritórios virtuais para ganhar a confiança de seu público.

A falta de um endereço empresarial ou mesmo de um atendimento ao consumidor mais sistematizado pode passar uma impressão de informalidade e prejudicar os negócios. Para ter sucesso no empreendimento e garantir a continuidade dos negócios, é importante investir na profissionalização dos seus serviços. Por isso, o escritório virtual se apresenta como uma ótima solução.

Vejas os benefícios de um escritório virtual para o seu empreendimento digital

O escritório virtual é um serviço prestado a empreendedores que necessitam formalizar o atendimento telefônico, a transferência de chamadas e garantir um endereço físico e fiscal mais profissional e de prestígio. Como vantagens, podemos destacar:

. Baixo custo de manutenção;

. Garantia de maior flexibilidade, uma vez que encomendas e correspondências terão um local certo para chegar, mesmo quando você estiver em viagem;

. Oferta de uma infraestrutura de atendimento profissional desde o começo do negócio.

O escritório virtual se tornou a estratégia certa para negócios digitais. Ajudam a empresa a expressar robustez e profissionalismo em seu atendimento sem grandes investimentos em infraestrutura.

Quer saber mais sobre essa estratégia? Então, conheça os serviços no nosso site: www.placeoffice.com.br

Texto: Bruna Lofego – Consultora CWK Coworking

Hoje em dia, o que não faltam são ferramentas digitais para tornar nossa rotina de trabalho mais simples, ágil e organizada.

Principalmente para quem trabalha em coworkings, onde geralmente o trabalho é mais dinâmico e requer mais autonomia, ter meios para controlar a agenda, os prazos, as entregas e os feedbacks são fundamentais.

Inclusive para os donos de coworking, ter ferramentas que ajudam no gerenciamento de equipe e projetos é algo que, realmente, faz a diferença.

Separamos algumas para você escolher qual serve melhor para o seu dia a dia.

TRELLO

É uma ferramenta online que ajuda organizar projetos de forma tão simples como se você estivesse colando notas em um quadro em branco.

Pode ser usada por equipes ou individualmente, de acordo com o perfil de cada negócio.

Para utilizar, basta criar uma conta e acessar o site, sem a necessidade de qualquer tipo de instalação. Ele é totalmente em inglês e gratuito – você pode optar por usar a versão paga com recursos mais elaborados, se desejar.

EVERNOTE

É uma plataforma organizacional que coleta, organiza e registra informações anotadas dentro da plataforma no seu computador, celular ou pelo site. Depois disso, ele sincroniza tudo isso com um banco de dados virtual particular.

Você pode optar tanto pela versão básica quanto paga – as funções de um para outro variam bastante. A vantagem é que está tudo em português e você pode escolher a melhor versão para você.

TODOIST

Mais um modelo de aplicativo que faz o gerenciamento e cria lista de tarefas em uma nuvem. A vantagem é que é possível sincronizá-las entre diversos dispositivos e as atividades criadas pelos usuários podem ser organizadas pela data limite da entrega ou pelo projeto à qual elas pertencem.

PODIO

Funciona como um gerenciador de projetos flexível e versátil. Você pode reunir diversos tipos de arquivos, desde tabelas simples até cartões dinâmicos, escolher a exibição que melhor ilustra o seu trabalho e criar relatórios para mantê-lo atualizado sobre o seu progresso.

ONENOTE

Não poderia faltar a ferramenta essencial de organização: um bloco básico de anotações para registros importantes, facilmente instalado no seu celular ou computador, para estar sempre a mão quando você precisar. Baixe gratuitamente pelo Google Play, iTunes ou na Loja online da Microsoft – é gratuito.

Texto: Bruna Lofego – Consultora CWK Coworking